Privacy verklaring
Update versie: 30 april 2020
ADVOCATENKANTOOR
DE CONINCK
Advocatenkantoor De Coninck is een advocatenkantoor gespecialiseerd in omgevings-, overheids- en vastgoedrecht. In het kader van onze activiteiten verwerken wij persoonsgegevens zoals bepaald in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (verder: GDPR). Met deze privacy policy wensen wij u te informeren over de verwerking van uw persoonsgegevens en de rechten waarover u beschikt met betrekking tot deze verwerking.
1.
CONTACTGEGEVENS
VERWERKINGS- VERANTWOORDELIJKE
De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is Jeroen De Coninck. U kan hem bereiken op onderstaand adres, per mail, telefoon:
Amerikalei 211
2000 Antwerpen
+32 3 600.79.54
2.
CATEGORIEËN PERSOONSGEGEVENS DIE WORDEN VERZAMELD
Het Advocatenkantoor verzamelt en verwerkt in zijn typische hoedanigheid diverse van uw persoonsgegevens zoals o.m. uw naam, adres, telefoon, fax, (...) en andere persoonsgebonden gelijkaardige gegevens zoals geslacht, leeftijd, rijksregisternummer, BTW – en/of ondernemingsnummer, noodzakelijk voor het correct behandelen van uw dossier.
Daarnaast kunnen ook de gegevens verzameld worden omtrent uw gerechtelijk verleden aangaande burgerrechtelijke, administratiefrechtelijke een strafrechtelijke procedures, waaronder eventuele veroordelingen en strafbare feiten, gegevens aangaande uw privé-situatie (familiale toestand en burgerlijke staat,…), uw vermogen, uw bedrijfsvoering, afbeeldingen, beeld- en geluidsopnames (. ) dit naargelang van de aard van het dossier.
3.
DOELEINDEN VAN DE VERWERKING
De bekomen gegevens worden aangewend voor de volgende doeleinden: het uitvoeren van onze opdracht als advocatenkantoor in het kader van een correcte dienstverlening in de meest ruime zin: (o.m. bijstand bij procedure in en buiten rechte, het voeren van onderhandelingen, opmaken en nazicht van contracten, juridisch adviesverlening, overeenkomsten met leveranciers, personeelsadministratie en het beheer van het cliënteel- en leveranciersbestand, communicatie, facturatie en boekhouding, veiligheid, samenwerking met andere advocaten en met diverse dienstverleners, rekrutering en selectie, kennisopbouw en beheer.
De bekomen gegevens worden bovendien enkel en alleen met uw uitdrukkelijke toestemming, aangewend voor publicitaire doeleinden waaronder evenementen, seminaries, nieuwsbrief en netwerkactiviteiten. Deze toestemming wordt gegeven door middel van het aankruisen van de voorziene paragraaf in de dienstverleningsovereenkomst.
4.
RECHTSGROND VAN DE VERWERKING
De persoonsgegevens worden enkel verwerkt wanneer de verwerking ondersteund wordt door een rechtsgrond, te weten: wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven, wanneer de verwerking van de gegevens noodzakelijk is voor de verlening van onze diensten in de uitvoering van deze overeenkomst, wanneer de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, wanneer de verwerking noodzakelijk is voor een taak van algemeen belang, of om de vitale belangen van de betrokkene te beschermen.
De persoonsgegevens van wie met ons in een contractuele relatie staat (waaronder cliënteel, personeel, dienstverleners,...) worden verwerkt omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van deze overeenkomst. Het meedelen van persoonsgegevens kan een noodzakelijke voorwaarde zijn om een overeenkomst te sluiten. Het niet-verstrijken ervan kan het leveren van onze diensten verhinderen of beperken.
De persoonsgegevens van derden worden verwerkt als de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang (bijstand van advocaten in en buiten rechte) enerzijds en voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van ons cliënteel anderzijds. De gerechtvaardigde belangen bestaan in de uitvoering van onze diensten als advocatenkantoor voor de betrokken cliënt.
De persoonsgegevens van de geadresseerden in kader van onze publicitaire doeleinden worden verwerkt op grond van de gegeven toestemming, die op elk moment kan worden ingetrokken door de verwerkingsverantwoordelijke te contacteren op jeroen@dc-advocaten.be.
Bijzondere categorieën van persoonsgegevens (m.b.t. ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van de vakbond, gezondheid, of seksuele gerichtheid) worden enkel verwerkt indien de betrokkene uitdrukkelijk zijn toestemming heeft gegeven, de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening, of onderbouwing van de rechtsvordering, of bij een van de andere voorwaarden zoals opgenomen in de GDPR.
5.
GEAUTOMATISEERDE GEGEVENSVERWERKING
Advocatenkantoor De Conick maakt gebruik van geautomatiseerde gegevensverwerking en/of “cookies” op de website www.dc-advocaten.be , via LeadForensics, via LinkedIn (bedrijfspagina Advocatenkantoor De Coninck), en andere websites die door het kantoor beheerd worden, minstens als deel van de Google Analytics diensten of als deel van www.wix.com (websiteplatform).
Het Advocatenkantoor werkt tevens inzake facturatie met de gespecialiseerde programma’s Harvest- app en Billit en werkt inzake het projectmanagement met de projectmanagementsoftware (www.wrike.com).
Het Advocatenkantoor kan deze gegevens gebruiken om bezoekersgedrag bij te houden en om rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Deze gegevens kunnen ook intern gebruikt worden om onze workflow bij te stellen, publiciteit aan te passen etc…
6.
ONTVANGERS VAN DE PERSOONSGEGEVENS
De categorieën van ontvangers van de persoonsgegevens zijn de volgende: gerechtelijke instanties, overheidsdiensten, ondernemingen en particulieren (cliënten, tegenpartijen en derden), advocaten, gerechtsdeurwaarders, rechtbanken, notarissen, experten, IT-dienstverleners, communicatiebureaus, vertalers, externe preventiedienst en andere dienstverleners van het kantoor.
7.
RECHTSPLEGINGS- VERGOEDING
Recht op informatie en inzage
U heeft -onder voorbehoud van ons beroepsgeheim- het recht om op elk ogenblik informatie te vragen over de persoonlijke gegevens die we over u bijhouden.
Recht op rectificatie
U kan onjuiste gegevens wijzigen en onvolledige gegevens aanvullen.
Recht op gegevenswissing
U heeft het recht om ons te vragen om uw persoonsgegevens te wissen, behalve wanneer de verwerking noodzakelijk is voor het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie, voor het nakomen van een wettelijke verwerkingsverplichting of een taak van algemeen belang die op ons rust, of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Recht op beperking van verwerking
U heeft het recht om te vragen dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken in volgende gevallen: als u meent dat uw persoonsgegevens onjuist zijn, als er volgens u geen rechtmatig belang is voor de verwerking van uw persoonsgegevens, als wij de gegevens niet meer nodig hebben, maar u die wel nodig heeft voor de instelling, uitoefening, of onderbouwing van een rechtsvordering, en als u bezwaar heeft tegen de verwerking van uw persoonsgegevens omdat de verwerking door de verwerkingsverantwoordelijke ten onrechte werd gebaseerd op de noodzakelijkheid voor de vervulling van een taak van algemeen belang, of de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde.
Recht op overdraagbaarheid “Dataportabiliteit”
U kan vragen om uw persoonsgegevens aan uzelf of een derde over te dragen. De GDPR voorziet in een aantal beperkingen op dit recht.
Recht van bezwaar
U heeft het recht van bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens omdat de verwerking door de verwerkingsverantwoordelijke ten onrechte werd gebaseerd op de noodzakelijkheid voor de vervulling van een taak van algemeen belang, of de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde, en bij direct marketing.
U kan al deze rechten uitoefenen door ons een verzoek te richten aan de verwerkingsverantwoordelijke zoals vermeld in titel 1 van deze policy. Wij zullen zo spoedig mogelijk uw klacht behandelen. Ook bij vragen of opmerkingen m.b.t. uw persoonsgegevens of ons privacybeleid, kan u ons contacteren
8.
VERPLICHTINGEN VAN DE PERSOONSGEGEVENS VERLENER
U draagt de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de persoonsgegevens die u aan Advocatenkantoor De Coninck bezorgt.
9.
INBREUK
Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens, melden wij dit uiterlijk 72 uur na kennisname aan de toezichthoudende overheid vermeld in titel 11 van deze policy. In de melding worden alle volgens de GDPR verplichte gegevens opgenomen. Alle inbreuken, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen worden door ons gedocumenteerd.
10.
PERIODE VAN BEWARING
Advocatenkantoor De Coninck zal uw persoonlijke informatie voor de vermelde doeleinden niet langer bewaren dan noodzakelijk, rekening houdende met wettelijke en administratieve verplichtingen om de informatie gedurende een minimale periode te bewaren, verjaringstermijnen, goede handelspraktijken en zijn zakelijke doelstellingen. Wanneer de persoonlijke informatie die we verzameld hebben, niet langer nodig is, zullen we deze op een veilige manier vernietigen of verwijderen.
Persoonlijke informatie met betrekking tot onze cliënten zal bewaard worden gedurende vijf jaar vanaf onze laatste interactie met de cliënt, maar kan alsnog bewaard worden voor een langere periode, mocht dit nodig zijn voor het volbrengen van administratieve verplichtingen of inzake onze professionele aansprakelijkheid.
Met betrekking tot sollicitanten zal de persoonlijke informatie behouden worden voor een periode van twee jaar, mocht de kandidaat niet weerhouden worden.
Met betrekking tot leveranciers, kan de persoonlijke informatie bewaard worden voor een maximale periode van tien jaar vanaf het stopzetten van de samenwerking.
Persoonsgegevens die niet gerelateerd zijn aan een dossier behandeld door een advocaat, blijven bewaard zolang als nodig is om de activiteiten uit te voeren die in deze policy zijn vermeld.
11.
TOEZICHTHOUDENDE AUTORITEIT
Voor vragen en/of klachten hieromtrent kan u steeds ook de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer contacteren. De gegevens vindt u terug via bijgevoegde link:
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Door huidige overeenkomst aan te gaan, bevestigt u, voor zover dit niet reeds nodig is in het kader van verplichtingen voortvloeiende uit de wet en/of de deontologie, kennis te hebben genomen van ons privacy beleid en geeft u voor zover als nodig eveneens uw uitdrukkelijk akkoord met de privacyverklaring van het Advocatenkantoor en de verwerking van uw gegevens.